Bund der Steuerzahler Berlin e.V. - Steuertipp Januar 2015 - Aufbewahrungsfristen


13.01.2015

Steuertipp Januar 2015 - Aufbewahrungsfristen

Was darf in den Reißwolf?

Zu Beginn des Jahres räumen viele Steuerzahler auf und schaffen Platz für neue Quittungen und Belege. Dabei sollte nicht alles, was sich über die Jahre angesammelt hat, blindlings weggeworfen werden. Allzu großer Ordnungssinn kann sich rächen, denn eine Reihe von Belegen müssen für das Finanzamt aufbewahrt werden, erklärt der Bund der Steuerzahler. Dies gilt nicht nur für Unternehmer, auch Privatpersonen sollten bestimmte Belege nicht gleich aussortieren.

Ein Unternehmer muss Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher zehn Jahre lang aufbewahren. Auch für digitale Aufzeichnungen gilt die zehnjährige Speicherfrist. Empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe müssen hingegen grundsätzlich nur sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Geschäftsbrief abgesandt oder empfangen wurde usw. Zu Beginn des Jahres 2015 können Unternehmer daher folgende Unterlagen entsorgen:

• Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 2004 oder früheren Datums.
• Inventare, die bis 31.12.2004 oder früher aufgestellt worden sind.
• Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte die bis zum 31.12.2004 oder früher aufgestellt worden sind.
• Empfangene Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum 31.12.2008 oder früher eingegangen sind.
• Durchschriften/Kopien abgesandter Handels- bzw. Geschäftsbriefe, die bis zum 31.12.2008 oder früher verschickt wurden.

Privatpersonen müssen Rechnungen und sonstige Belege im Regelfall nicht archivieren. Wurden sie dem Finanzamt vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, können die Belege entsorgt werden. Gibt der Steuerzahler seine Steuererklärung elektronisch ab, so muss er die Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheides aufbewahren, weiß der Bund der Steuerzahler. Allzu tief braucht der Steuerzahler diese Belege aber nicht in die Schublade zu kramen, denn ein Steuerbescheid wird meistens einen Monat nach Bekanntgabe des Steuerbescheides bestandskräftig.

Eine Sonderregelung gibt es für Steuerzahler, die gut verdient haben. Wer im Jahr 2014 positive Einkünfte aus Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung, nichtselbstständiger Arbeit oder sonstige Einkünfte von mehr als 500.000 Euro erzielt hat, muss die entsprechenden Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahren. Zudem weist der Bund der Steuerzahler auf eine Vorschrift aus dem Umsatzsteuergesetz hin, die für Häuslebauer wichtig ist. Danach müssen Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem Grundstück ausgestellt werden, zwei Jahre lang vom Mieter oder Hausbesitzer aufbewahrt werden!

Zuletzt noch ein Tipp vom Bund der Steuerzahler: Neben den steuerlichen Aufbewahrungsfristen sollten Rechnungen oder Quittungen auch aus zivilrechtlichen Gründen zurückbehalten werden. Mit diesen Belegen lassen sich im Streitfall Verjährungsfristen oder Gewährleistungsrechte besser nachweisen.


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